Общая информация

Цель отдела

Организация делопроизводства и работы архива в Университете
Организация и обеспечение единого порядка работы с исходящей, входящей и внутренней корреспонденцией;
Организационно-методическое руководство по вопросам функционирования в структурных подразделениях Университета единой системы делопроизводства
Совершенствование форм и методов делопроизводства, организация документационных потоков, в том числе с применением современных компьютерных технологий
Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях Университета, анализ исполнительской дисциплины
Осуществление учета объема документооборота
Разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков
Подготовка документов к передаче в государственный архив.

Основные задачи отдела

В соответствии с возложенными на него задачами ООД АПД осуществляет следующие функции:

Организует общее делопроизводство в Университете
Осуществляет унификацию состава и форм управленческих документов, установление единых правил подготовки и оформления документов
Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку, распределение и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней
Разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие сокращению сроков прохождения и исполнения документов;
Принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом
Передает документы на рассмотрение руководству Университета и после получения соответствующих указаний — непосредственно исполнителю;
Осуществляет контроль за соблюдением требований по оформлению исходящих и внутренних документов, предусмотренных инструкцией по делопроизводству Университета
Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам ограниченного доступа и распространения и использования информации, содержащейся в них.
Осуществляет контроль по срокам исполнения документов и ведет отчет, для представления ректору;
Организует и осуществляет (с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, сканирование, оперативное размножение документов
Обеспечивает своевременное размещение необходимых документов в системе электронного документооборота Университета (далее — СЭДУ)
Ведет учет объема документооборота
Разрабатывает проекты инструкций по работе с документами в Университете
Оказывает методическую помощь в разработке номенклатуры дел структурных подразделений и формирует сводную номенклатуру дел Университета
Осуществляет методическое руководство структурными подразделениями по вопросам оформления и формирования дел в соответствии с номенклатурой дел Университета
Организует работу архива Университета в соответствии с нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок организации и работы архивов.
Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Университета
Осуществляет работу по подготовке документов постоянного хранения к передаче на архивное хранение в государственный архив
Оказывает помощь постоянно действующей Экспертной комиссии Университета в работе по определению научной и практической ценности документов, осуществляет ведение протоколов заседаний Экспертной комиссии
Осуществляет учет, хранение, выдачу и уничтожение печатей, факсимиле, пломбираторов и штампов Университета на основании «Положения Об учете, использовании, хранении, изготовлении и уничтожении гербовой печати, печатей, факсимиле, пломбиров и штампов структурных подразделений ФГБОУ ВО «Мурманский арктический государственный университет»
Изучает перспективный отечественный и зарубежный опыт в организации работы с документами и делопроизводственными процессами